Secretarios y auxiliares administrativos, excepto los del ámbito jurídico, médico y ejecutivo
Descripción: ¿A qué se dedican?
Perform routine administrative functions such as drafting correspondence, scheduling appointments, organizing and maintaining paper and electronic files, or providing information to callers.
También conocido como:Administrative Assistant (Admin Assistant), Administrative Clerk, Administrative Secretary (Admin Secretary), Administrative Specialist (Admin Specialist), Administrative Support Assistant (ASA), Administrative Technician, Department Secretary, Office Assistant, Secretary, Staff Assistant
Vídeo sobre carreras profesionales
Perspectivas: ¿habrá empleo?
Esta profesión forma parte de
Profesiones con buenas perspectivas
Projected Growth: Slower than average
Projected Openings: 323100
Percentage Employed by Industry: 18%
Previsión de empleo
Estados Unidos
Salarios habituales
Salario anual en Estados Unidos
Salario anual
Educación convencional
¿Qué nivel de estudios tiene la mayoría de las personas que se dedican a esta profesión?
Tareas habituales: lo que podrías hacer en un día
- Answer telephones to direct calls or provide information.
- Collect deposits, payments or fees.
- Compile data or documentation.
- Coordinate operational activities.
- Develop computer or online applications.
- Elaborar políticas o programas organizativos.
- Discuss account status or activity with customers or patrons.
- Distribute incoming mail.
- Distribute materials to employees or customers.
- Enter information into databases or software programs.
- Execute sales or other financial transactions.
- Greet customers, patrons, or visitors.
- Issue documentation or identification to customers or employees.
- Maintain current knowledge related to work activities.
- Make travel, accommodations, or entertainment arrangements for others.
- Manage clerical or administrative activities.
- Operate communications equipment or systems.
- Operate computers or computerized equipment.
- Operate office equipment.
- Order materials, supplies, or equipment.
- Prepare documentation for contracts, transactions, or regulatory compliance.
- Prepare employee work schedules.
- Prepare informational or reference materials.
- Proofread documents, records, or other files to ensure accuracy.
- Record information from meetings or other formal proceedings.
- Record personnel information.
- Refer customers to appropriate personnel.
- Report maintenance or equipment problems to appropriate personnel.
- Route mail to correct destinations.
- Schedule appointments.
- Schedule operational activities.
- Search files, databases or reference materials to obtain needed information.
- Select resources needed to accomplish tasks.
- Send information, materials or documentation.
- Supervise clerical or administrative personnel.
- Train personnel.
Valores laborales
People who work in this occupation generally prize Support, but also value Relationships and Working Conditions in their jobs.
Conocimientos necesarios
Administrativo:
Conocimiento de los procedimientos y sistemas administrativos y de oficina, tales como el procesamiento de textos, la gestión de archivos y registros, la taquigrafía y la transcripción, el diseño de formularios y la terminología propia del ámbito laboral.
Informática y electrónica:
Conocimientos sobre placas de circuitos, procesadores, chips, equipos electrónicos y hardware y software informático, incluidas las aplicaciones y la programación.
Atención al cliente y servicio personalizado:
Conocimiento de los principios y procesos para la prestación de servicios al cliente y de atención personalizada. Esto incluye la evaluación de las necesidades del cliente, el cumplimiento de los estándares de calidad de los servicios y la evaluación de la satisfacción del cliente.
Idioma inglés:
Conocimiento de la estructura y el contenido de la lengua inglesa, incluyendo el significado y la ortografía de las palabras, así como las reglas de redacción y gramática.
Matemáticas:
Conocimientos de aritmética, álgebra, geometría, cálculo, estadística y sus aplicaciones.
Administración y gestión:
Conocimiento de los principios empresariales y de gestión relacionados con la planificación estratégica, la asignación de recursos, la gestión de recursos humanos, las técnicas de liderazgo, los métodos de producción y la coordinación de personas y recursos.
Educación y formación:
Conocimiento de los principios y métodos para el diseño de planes de estudios y programas de formación, la enseñanza y la instrucción de personas y grupos, y la evaluación de los resultados de la formación.
Economía y Contabilidad:
Conocimiento de los principios y prácticas económicos y contables, los mercados financieros, la banca, así como el análisis y la presentación de datos financieros.
Personal y recursos humanos:
Conocimiento de los principios y procedimientos relativos a la contratación, selección, formación, remuneración y prestaciones del personal, así como a las relaciones laborales y la negociación, y a los sistemas de información de personal.
Comunicaciones y medios de comunicación:
Conocimiento de las técnicas y métodos de producción, comunicación y difusión de contenidos multimedia. Esto incluye formas alternativas de informar y entretener a través de medios escritos, orales y visuales.
Seguridad pública:
Conocimiento de los equipos, políticas, procedimientos y estrategias pertinentes para promover operaciones de seguridad eficaces a nivel local, estatal o nacional con el fin de proteger a las personas, los datos, los bienes y las instituciones.
Psicología:
Conocimiento del comportamiento y el rendimiento humanos; diferencias individuales en cuanto a capacidades, personalidad e intereses; aprendizaje y motivación; métodos de investigación psicológica; y evaluación y tratamiento de los trastornos conductuales y afectivos.
Derecho y Gobierno:
Conocimiento de las leyes, los códigos jurídicos, los procedimientos judiciales, los precedentes, las normativas gubernamentales, los decretos ejecutivos, las normas de los organismos públicos y el proceso político democrático.
Ventas y marketing:
Conocimiento de los principios y métodos para presentar, promocionar y vender productos o servicios. Esto incluye estrategias y tácticas de marketing, demostración de productos, técnicas de venta y sistemas de control de ventas.
Transporte:
Conocimiento de los principios y métodos para el transporte de personas o mercancías por vía aérea, ferroviaria, marítima o por carretera, incluidos los costes y beneficios correspondientes.
Telecomunicaciones:
Conocimientos sobre transmisión, radiodifusión, conmutación, control y funcionamiento de los sistemas de telecomunicaciones.
Medicina y Odontología:
Conocimiento de la información y las técnicas necesarias para diagnosticar y tratar lesiones, enfermedades y deformidades en el ser humano. Esto incluye los síntomas, las alternativas de tratamiento, las propiedades y las interacciones de los medicamentos, así como las medidas de prevención sanitaria.
Producción y procesamiento:
Conocimiento de las materias primas, los procesos de producción, el control de calidad, los costes y otras técnicas destinadas a optimizar la fabricación y la distribución de productos.
Terapia y asesoramiento:
Conocimiento de los principios, métodos y procedimientos para el diagnóstico, el tratamiento y la rehabilitación de trastornos físicos y mentales, así como para la orientación y el asesoramiento profesional.
Sociología y Antropología:
Conocimiento del comportamiento y la dinámica de los grupos, las tendencias e influencias sociales, las migraciones humanas, la etnicidad, las culturas, así como su historia y sus orígenes.
Geografía:
Conocimiento de los principios y métodos para describir las características de las masas terrestres, marinas y atmosféricas, incluidas sus características físicas, su ubicación, sus interrelaciones y la distribución de la vida vegetal, animal y humana.
Idioma extranjero:
Conocimiento de la estructura y el contenido de una lengua extranjera (distinta del inglés), incluyendo el significado y la ortografía de las palabras, las reglas de composición y gramática, y la pronunciación.
Filosofía y Teología:
Conocimiento de los distintos sistemas filosóficos y religiones. Esto incluye sus principios básicos, valores, ética, formas de pensar, costumbres, prácticas y su impacto en la cultura humana.
Química:
Conocimiento de la composición química, la estructura y las propiedades de las sustancias, así como de los procesos y transformaciones químicas a los que se someten. Esto incluye los usos de los productos químicos y sus interacciones, los signos de peligro, las técnicas de producción y los métodos de eliminación.
Biología:
Conocimiento de los organismos vegetales y animales, sus tejidos, células, funciones, interdependencias e interacciones entre sí y con el medio ambiente.
Mecánica:
Conocimiento de máquinas y herramientas, incluyendo su diseño, uso, reparación y mantenimiento.
Diseño:
Conocimiento de las técnicas, herramientas y principios de diseño necesarios para la elaboración de planos técnicos de precisión, planos de trabajo, dibujos y maquetas.
Ingeniería y tecnología:
Conocimiento de la aplicación práctica de la ingeniería y la tecnología. Esto incluye la aplicación de principios, técnicas, procedimientos y equipos al diseño y la producción de diversos bienes y servicios.
Historia y arqueología:
Conocimiento de los acontecimientos históricos, así como de sus causas, indicadores y repercusiones en las civilizaciones y las culturas.
Producción alimentaria:
Conocimiento de las técnicas y los equipos necesarios para plantar, cultivar y cosechar productos alimenticios (tanto vegetales como animales) destinados al consumo, incluidas las técnicas de almacenamiento y manipulación.
Bellas Artes:
Conocimiento de la teoría y las técnicas necesarias para componer, producir e interpretar obras de música, danza, artes plásticas, teatro y escultura.
Física:
Conocimiento y predicción de los principios y leyes físicos, sus interrelaciones y sus aplicaciones para comprender la dinámica de los fluidos, los materiales y la atmósfera, así como las estructuras y los procesos mecánicos, eléctricos, atómicos y subatómicos.
Edificación y construcción:
Conocimiento de los materiales, métodos y herramientas utilizados en la construcción o reparación de viviendas, edificios u otras estructuras, como autopistas y carreteras.
Habilidades requeridas
Expresión oral: hablar con otras personas para transmitir información de forma eficaz.
Escucha activa: prestar toda la atención a lo que dicen los demás, tomarse el tiempo necesario para comprender los argumentos que se exponen, formular preguntas cuando sea oportuno y no interrumpir en momentos inoportunos.
Comprensión lectora: comprender frases y párrafos escritos en documentos relacionados con el trabajo.
Expresión escrita: comunicarse de forma eficaz por escrito, adaptándose a las necesidades del público.
Gestión del tiempo: gestionar el tiempo propio y el de los demás.
Orientación al servicio: buscar activamente formas de ayudar a los demás.
Coordinación: adaptar las propias acciones a las de los demás.
Supervisión: supervisar y evaluar el rendimiento propio, el de otras personas o el de organizaciones con el fin de introducir mejoras o adoptar medidas correctivas.
Juicio y toma de decisiones: sopesar los costes y beneficios relativos de las posibles acciones para elegir la más adecuada.
Percepción social: ser consciente de las reacciones de los demás y comprender por qué reaccionan así.
Critical Thinking - Using logic and reasoning to identify the strengths and weaknesses of alternative solutions, conclusions, or approaches to problems.
Resolución de problemas complejos: identificar problemas complejos y analizar la información relacionada para desarrollar y evaluar opciones, así como poner en práctica soluciones.
Aprendizaje activo: comprender las implicaciones de la nueva información para la resolución de problemas y la toma de decisiones, tanto en el presente como en el futuro.
Gestión de recursos humanos: motivar , formar y orientar a los empleados en su trabajo, así como identificar a las personas más adecuadas para cada puesto.
Negociación: reunir a las partes y tratar de limar asperezas.
Persuasión: convencer a los demás para que cambien de opinión o de comportamiento.
Enseñar: enseñar a otros cómo hacer algo.
Estrategias de aprendizaje: seleccionar y aplicar métodos y procedimientos de formación o enseñanza adecuados a cada situación a la hora de aprender o enseñar cosas nuevas.
Evaluación de sistemas: identificación de medidas o indicadores del rendimiento del sistema y de las medidas necesarias para mejorar o corregir dicho rendimiento, en relación con los objetivos del sistema.
Análisis de sistemas: determinar cómo debe funcionar un sistema y cómo los cambios en las condiciones, las operaciones y el entorno afectarán a los resultados.
Matemáticas: utilizar las matemáticas para resolver problemas.
Análisis de control de calidad: realización de pruebas e inspecciones de productos, servicios o procesos para evaluar su calidad o rendimiento.
Supervisión de operaciones: observar los medidores, los indicadores u otros dispositivos de control para asegurarse de que una máquina funciona correctamente.
Análisis de operaciones: análisis de las necesidades y los requisitos del producto para crear un diseño.
Gestión de recursos materiales: adquirir y velar por el uso adecuado del equipo, las instalaciones y los materiales necesarios para realizar determinadas tareas.
Gestión de los recursos financieros: determinar cómo se gastará el dinero para llevar a cabo el trabajo y rendir cuentas de dichos gastos.
Programación: redacción de programas informáticos para diversos fines.
Diseño tecnológico: creación o adaptación de equipos y tecnologías para satisfacer las necesidades de los usuarios.
Operación y control: control de las operaciones de equipos o sistemas.
Reparación: reparar máquinas o sistemas utilizando las herramientas necesarias.
Resolución de problemas: determinar las causas de los errores de funcionamiento y decidir qué medidas tomar al respecto.
Mantenimiento de equipos: realizar el mantenimiento rutinario de los equipos y determinar cuándo y qué tipo de mantenimiento es necesario.
Instalación: instalación de equipos, máquinas, cableado o programas para cumplir con las especificaciones.
Selección de equipos: determinar el tipo de herramientas y equipos necesarios para realizar un trabajo.
Ciencias: aplicar reglas y métodos científicos para resolver problemas.
Habilidades
Comprensión oral: la capacidad de escuchar y comprender la información y las ideas que se transmiten a través de palabras y frases habladas.
Comprensión escrita: la capacidad de leer y comprender la información y las ideas presentadas por escrito.
Expresión oral: la capacidad de comunicar información e ideas al hablar de manera que los demás las comprendan.
Expresión escrita: la capacidad de comunicar información e ideas por escrito de manera que los demás las comprendan.
Fluidez de ideas: la capacidad de generar varias ideas sobre un tema (lo importante es el número de ideas, no su calidad, corrección o creatividad).
Originalidad: la capacidad de aportar ideas originales o ingeniosas sobre un tema o una situación determinados, o de desarrollar formas creativas de resolver un problema.
Sensibilidad ante los problemas: la capacidad de darse cuenta de cuándo algo va mal o es probable que salga mal. No implica resolver el problema, sino únicamente reconocer que existe un problema.
Razonamiento deductivo: la capacidad de aplicar reglas generales a problemas concretos para obtener respuestas lógicas.
Razonamiento inductivo: la capacidad de combinar datos para establecer reglas generales o conclusiones (incluye la identificación de relaciones entre hechos que, a primera vista, no parecen estar relacionados).
Ordenación de la información: la capacidad de organizar elementos o acciones en un orden o patrón determinado, siguiendo una regla o un conjunto de reglas específicas (por ejemplo, secuencias de números, letras, palabras, imágenes u operaciones matemáticas).
Flexibilidad de categorías: la capacidad de crear o utilizar diferentes conjuntos de reglas para combinar o agrupar elementos de distintas maneras.
Razonamiento matemático: la capacidad de elegir los métodos o fórmulas matemáticas adecuados para resolver un problema.
Habilidad numérica: la capacidad de sumar, restar, multiplicar o dividir de forma rápida y correcta.
Memorización: la capacidad de recordar información como palabras, números, imágenes y procedimientos.
Rapidez de comprensión: la capacidad de asimilar, combinar y organizar rápidamente la información para convertirla en patrones significativos.
Flexibilidad de cierre: la capacidad de identificar o detectar un patrón conocido (una figura, un objeto, una palabra o un sonido) que se encuentra oculto entre otros elementos que distraen la atención.
Velocidad perceptiva: la capacidad de comparar de forma rápida y precisa las similitudes y diferencias entre conjuntos de letras, números, objetos, imágenes o patrones. Los elementos que se van a comparar pueden presentarse al mismo tiempo o uno tras otro. Esta capacidad también incluye la comparación de un objeto presentado con uno que se tiene en la memoria.
Orientación espacial: la capacidad de saber dónde te encuentras en relación con el entorno o de saber dónde se encuentran otros objetos en relación contigo.
Visualización: la capacidad de imaginar cómo quedará algo después de moverlo o cuando se muevan o reorganicen sus partes.
Atención selectiva: la capacidad de concentrarse en una tarea durante un tiempo sin distraerse.
Multitarea: la capacidad de alternar entre dos o más actividades o fuentes de información (como el habla, los sonidos, el tacto u otras fuentes).
Estabilidad de la mano y el brazo: la capacidad de mantener la mano y el brazo firmes al mover el brazo o al mantener el brazo y la mano en una misma posición.
Destreza manual: la capacidad de mover rápidamente la mano, la mano junto con el brazo o ambas manos para agarrar, manipular o ensamblar objetos.
Destreza manual: la capacidad de realizar movimientos precisos y coordinados con los dedos de una o ambas manos para agarrar, manipular o ensamblar objetos muy pequeños.
Precisión en el manejo: la capacidad de ajustar de forma rápida y repetida los mandos de una máquina o un vehículo a posiciones exactas.
Coordinación de varias extremidades: la capacidad de coordinar dos o más extremidades (por ejemplo, los dos brazos, las dos piernas o una pierna y un brazo) mientras se está sentado, de pie o tumbado. No implica realizar las actividades mientras todo el cuerpo está en movimiento.
Orientación a la respuesta: la capacidad de elegir rápidamente entre dos o más movimientos en respuesta a dos o más señales diferentes (luces, sonidos, imágenes). Incluye la rapidez con la que se inicia la respuesta correcta con la mano, el pie u otra parte del cuerpo.
Control del ritmo: la capacidad de sincronizar tus movimientos o los de un equipo para anticiparte a los cambios en la velocidad o la dirección de un objeto o una escena en movimiento.
Tiempo de reacción: la capacidad de responder rápidamente (con la mano, el dedo o el pie) a una señal (sonido, luz, imagen) cuando esta aparece.
Velocidad de los dedos y las muñecas: la capacidad de realizar movimientos rápidos, sencillos y repetitivos con los dedos, las manos y las muñecas.
Velocidad de movimiento de las extremidades: la capacidad de mover rápidamente los brazos y las piernas.
Fuerza estática: la capacidad de ejercer la máxima fuerza muscular para levantar, empujar, tirar o transportar objetos.
Fuerza explosiva: la capacidad de emplear breves ráfagas de fuerza muscular para impulsarse (como al saltar o correr a toda velocidad) o para lanzar un objeto.
Fuerza dinámica: la capacidad de ejercer fuerza muscular de forma repetida o continua a lo largo del tiempo. Esto implica resistencia muscular y resistencia a la fatiga muscular.
Fuerza del tronco: la capacidad de utilizar los músculos abdominales y lumbares para sostener parte del cuerpo de forma repetida o continua a lo largo del tiempo sin «ceder» ni fatigarse.
Resistencia: la capacidad de realizar un esfuerzo físico durante largos periodos de tiempo sin quedarse sin aliento.
Flexibilidad de movimiento: la capacidad de doblarse, estirarse, girar o alcanzar objetos con el cuerpo, los brazos o las piernas.
Flexibilidad dinámica: la capacidad de doblar, estirar, girar o alargar el cuerpo, los brazos o las piernas de forma rápida y repetida.
Coordinación general del cuerpo: la capacidad de coordinar el movimiento de los brazos, las piernas y el tronco al unísono cuando todo el cuerpo está en movimiento.
Equilibrio corporal general: la capacidad de mantener o recuperar el equilibrio corporal o de mantenerse erguido cuando se está en una posición inestable.
Visión de cerca: la capacidad de ver detalles a corta distancia (a menos de un metro del observador).
Visión de lejos: la capacidad de ver detalles a distancia.
Discriminación visual del color: la capacidad de distinguir o detectar diferencias entre colores, incluidos los matices y el brillo.
Visión nocturna: la capacidad de ver en condiciones de poca luz.
Visión periférica: la capacidad de ver objetos o movimientos a los lados cuando la mirada está dirigida hacia delante.
Percepción de la profundidad: la capacidad de determinar cuál de varios objetos está más cerca o más lejos de uno mismo, o de calcular la distancia entre uno mismo y un objeto.
Sensibilidad al deslumbramiento: la capacidad de ver objetos en presencia de deslumbramiento o de una iluminación intensa.
Sensibilidad auditiva: la capacidad de detectar o distinguir las diferencias entre sonidos que varían en tono y volumen.
Atención auditiva: la capacidad de concentrarse en una sola fuente de sonido en presencia de otros sonidos que distraen.
Localización del sonido: la capacidad de determinar la dirección de la que proviene un sonido.
Reconocimiento del habla: la capacidad de identificar y comprender el habla de otra persona.
Claridad del habla: la capacidad de hablar con claridad para que los demás puedan entenderte.
Profesiones relacionadas
- Analistas de gestión
- Social Science Research Assistants
- First-Line Supervisors of Security Workers
- Supervisores de primera línea del personal de oficina y de apoyo administrativo
- Operadores de centralita, incluido el servicio de atención telefónica
- Correspondence Clerks
- Court, Municipal, and License Clerks
- Customer Service Representatives
- Entrevistadores de elegibilidad, programas gubernamentales
- Empleados de archivo
- Entrevistadores, excepto los encargados de la evaluación de requisitos y de préstamos
- Asistentes de recursos humanos, excepto los encargados de nóminas y control de horarios
- Recepcionistas y encargados de información
- Secretarios ejecutivos y asistentes administrativos ejecutivos
- Legal Secretaries and Administrative Assistants
- Secretarios médicos y auxiliares administrativos
- Empleados de oficina, en general
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